Conditions générales d'utilisation - Accessiti CareLab

PRÉAMBULE

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'utilisation de la solution de réservation en ligne Accessiti CareLab (ci-après « le Service ») éditée par la SASU Organibox Solutions.

Le Service est un logiciel en mode SaaS (Software as a Service) permettant aux structures publiques et privées (ci-après « la Structure ») de proposer à leurs usagers (ci-après « l'Usager ») un système de réservation en ligne accessible et conforme.

Les présentes CGU sont distinctes :

• Des Conditions Générales de Vente (CGV) liant Organibox Solutions à la Structure (abonnement au Service)
• Des Conditions Générales de Vente et d'Utilisation propres à chaque Structure, applicables à la relation commerciale entre la Structure et ses Usagers

L'utilisation du Service par l'Usager implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU.

ARTICLE 1 - DÉFINITIONS

Le Service : Solution technique de réservation en ligne Accessiti CareLab, comprenant l'interface de réservation, les outils de confort, la FAQ accessible, et les fonctionnalités associées.
La Structure : Personne morale (collectivité, association, entreprise) ayant souscrit un abonnement au Service et proposant des prestations ou équipements réservables via Accessiti CareLab.
L'Usager : Personne physique ou morale utilisant le Service pour effectuer une réservation auprès d'une Structure.
Justificatif de paiement : Document technique généré automatiquement par le Service confirmant l'enregistrement d'une transaction. Ce document ne constitue en aucun cas une facture au sens fiscal et comptable.
Données personnelles : Informations permettant d'identifier directement ou indirectement l'Usager, collectées et traitées dans le cadre de l'utilisation du Service.
Responsable de traitement : La Structure cliente, qui détermine les finalités et moyens du traitement des données personnelles collectées via le Service.
Sous-traitant : Organibox Solutions, qui traite les données personnelles pour le compte et sur instruction de la Structure.

ARTICLE 2 - OBJET DU SERVICE

2.1 Services fournis par Organibox Solutions

Organibox Solutions fournit à la Structure un outil technique permettant de :

• Proposer une interface de réservation conversationnelle accessible
• Gérer les réservations (créneaux, services, tarifs)
• Traiter les paiements en ligne (PayFip, Stripe, Paybox, etc.)
• Générer des justificatifs de paiement
• Exporter les données de réservation et comptables
• Proposer des outils de confort d'accessibilité (adaptation affichage, lecture audio)
• Proposer une FAQ accessible

2.2 Ce qu'Organibox Solutions ne fait pas

Organibox Solutions n'intervient qu'en qualité de prestataire technique. En conséquence :

• Organibox Solutions ne vend pas les prestations ou équipements pour le compte de la Structure
• Organibox Solutions n'émet pas de factures (seulement des justificatifs techniques de transaction)
• Organibox Solutions ne fixe pas les tarifs, conditions de vente, ou modalités d'annulation (rôle exclusif de la Structure)
• Organibox Solutions ne gère pas la relation commerciale entre la Structure et l'Usager
• Organibox Solutions n'est pas responsable des obligations fiscales, comptables ou réglementaires de la Structure

ARTICLE 3 - RÔLES ET RESPONSABILITÉS

3.1 Rôle d'Organibox Solutions

Organibox Solutions agit en qualité de :

• Fournisseur technique : Mise à disposition du logiciel SaaS Accessiti CareLab
• Hébergeur de données : Stockage sécurisé des données de réservation
• Sous-traitant RGPD (Article 28 RGPD) : Traitement des données personnelles pour le compte de la Structure
• Support technique : Assistance sur le fonctionnement du Service

3.2 Rôle de la Structure

La Structure est responsable de :

• Relation commerciale : Fixation des tarifs, conditions de vente, modalités d'annulation
• Responsable de traitement RGPD : Détermination des finalités et moyens du traitement des données personnelles
• Obligations fiscales et comptables : Émission de factures conformes (si requis), déclaration TVA, tenue comptabilité
• Conformité réglementaire : Respect des obligations sectorielles (comptabilité publique, etc.)
• CGV/CGU propres : Rédaction et opposabilité de ses propres conditions aux Usagers

3.3 Nature des justificatifs de paiement

ARTICLE 4 - UTILISATION DU SERVICE PAR L'USAGER

4.1 Acceptation des CGU

L'utilisation du Service par l'Usager est conditionnée à l'acceptation des présentes CGU ainsi que des éventuelles CGV/CGU propres à la Structure.
L'Usager manifeste son acceptation en cochant une case dédiée lors de la validation de sa réservation (panier). Cette acceptation est obligatoire pour poursuivre la réservation.

4.2 Processus de réservation

L'Usager accède au Service via le site web de la Structure. Le processus de réservation comprend :

1. Sélection du service ou équipement à réserver
2. Choix du créneau horaire (si applicable)
3. Sélection des options et tarifs
4. Saisie des informations personnelles nécessaires
5. Acceptation des CGU Accessiti et CGV/CGU de la Structure
6. Paiement (si applicable)
7. Confirmation de réservation (email automatique + justificatif de paiement si paiement effectué)

4.3 Modification et annulation

L'Usager ne peut pas modifier ou annuler sa réservation directement via le Service. En cas de besoin, il doit contacter la Structure selon les conditions définies par celle-ci.
Remboursement : En cas d'annulation donnant droit à remboursement (selon les conditions de la Structure), celui-ci est géré par la Structure. Organibox Solutions ne gère pas les remboursements.

ARTICLE 5 - PAIEMENT EN LIGNE

5.1 Moyens de paiement

Le Service permet le paiement en ligne via plusieurs moyens :

• PayFip (paiement en ligne du secteur public)
• Carte bancaire (Stripe, Paybox)
• Virement bancaire
• Bon de commande administratif
• Paiement sur place (réservation sans paiement immédiat)

Les transactions sont sécurisées selon les standards en vigueur (3D Secure, chiffrement SSL).
Aucune coordonnée bancaire n'est stockée par Organibox Solutions. Les paiements sont traités directement par les solutions de paiement partenaires (PayFip, Stripe, Paybox, etc.), conformément aux normes de sécurité en vigueur (PCI-DSS).

5.2 Traitement des paiements

Accessiti agit comme intermédiaire technique entre l'Usager et la Structure :

• Les fonds sont versés sur le compte de la Structure (compte bancaire ou compte de paiement dédié, selon la solution choisie)
• Accessiti ne perçoit aucun fonds provenant des Usagers
• Accessiti ne gère pas les remboursements (traités par la Structure)

Un justificatif de paiement est généré automatiquement et envoyé à l'Usager par email. Ce document n'est pas une facture (voir Article 3.3).

ARTICLE 6 - DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)

6.1 Responsable de traitement et sous-traitant

La Structure agit en qualité de Responsable de traitement (Article 4.7 du RGPD) pour les données personnelles collectées via le Service.
Organibox Solutions agit en qualité de Sous-traitant (Article 28 du RGPD).
À ce titre :

• La Structure détermine les finalités et moyens du traitement
• La Structure répond aux demandes d'exercice de droits des Usagers (Articles 15 à 22 RGPD)
• Organibox Solutions traite les données uniquement sur instruction de la Structure
• Organibox Solutions assiste la Structure dans le respect de ses obligations RGPD

Un contrat de sous-traitance RGPD (Data Processing Agreement) est conclu entre la Structure et Organibox Solutions.

6.2 Données collectées

Les données personnelles collectées lors d'une réservation comprennent :

• Identité : Nom, prénom, email, téléphone, adresse postale (selon configuration Structure)
• Réservation : Service/équipement réservé, créneau, date, options, montant
• Paiement : Référence de transaction, montant, moyen de paiement (pas de coordonnées bancaires stockées)

6.3 Finalités du traitement

Les données sont collectées et traitées pour :

• Gestion des réservations (création, modification, annulation)
• Traitement des paiements
• Envoi de confirmations et rappels par email
• Export comptable à destination de la Structure
• Support technique en cas de dysfonctionnement

6.4 Durée de conservation

Données de réservations actives :

• Conservées pendant toute la durée d'abonnement de la Structure au Service

Données de réservations terminées :

• Conservation 24 mois à compter de la date de prestation
• Justification : Obligations comptables du secteur public (délai de prescription 3 ans - Article L.1617-5 CGCT)

Extension possible à 36 mois :

• Sur demande écrite et motivée de la Structure (contentieux en cours, audit comptable, contrôle fiscal)

Suppression définitive :

• Au-delà de 24 ou 36 mois selon le cas
• À la demande de la Structure (fin d'abonnement, résiliation)
• À la demande de l'Usager (droit à l'effacement RGPD), sauf obligations légales de conservation

6.5 Droits des Usagers

Conformément au RGPD, l'Usager dispose des droits suivants :

• Droit d'accès (Article 15) : Obtenir une copie de ses données
• Droit de rectification (Article 16) : Corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement (Article 17) : Demander la suppression de ses données
• Droit d'opposition (Article 21) : S'opposer au traitement
• Droit à la limitation (Article 18) : Limiter le traitement
• Droit à la portabilité (Article 20) : Récupérer ses données dans un format structuré

Exercice des droits :

• Auprès de la Structure (Responsable de traitement)
• Ou auprès d'Organibox Solutions : contact@accessiti.fr

Réclamation : En cas de difficulté, l'Usager peut introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

6.6 Sécurité des données

Organibox Solutions met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des données :

• Hébergement France (souveraineté des données, pas de transfert hors UE)
• Chiffrement SSL/TLS pour les échanges de données
• Accès restreints : Authentification forte, journalisation des accès
• Sauvegardes régulières : Copies de sécurité régulières stockées de manière sécurisée
• Mises à jour de sécurité : Correctifs appliqués régulièrement

ARTICLE 7 - PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

7.1 Logiciel Accessiti CareLab

Le Service, son code source, sa structure, son interface, et l'ensemble des éléments qui le composent sont la propriété exclusive d'Organibox Solutions.
La souscription d'un abonnement par la Structure confère une licence d'utilisation non-exclusive, non-cessible, et non-transférable du Service.
Il est strictement interdit de :

• Reproduire, copier, ou dupliquer le Service
• Modifier, adapter, ou créer des œuvres dérivées
• Décompiler, désassembler, ou effectuer de l'ingénierie inverse
• Revendre, louer, ou concéder le Service à des tiers

7.2 Contenus de la Structure

Les contenus fournis par la Structure (logos, images, textes descriptifs, tarifs, CGV) demeurent sa propriété exclusive.
Organibox Solutions agit comme hébergeur technique de ces contenus, sans en acquérir de droits.

ARTICLE 8 - DISPONIBILITÉ DU SERVICE

8.1 Obligation de moyens

Organibox Solutions s'engage à fournir le Service avec diligence et selon les règles de l'art.
L'obligation d'Organibox Solutions est une obligation de moyens, et non de résultat. Organibox Solutions ne garantit pas une disponibilité absolue du Service.

8.2 Maintenance et interruptions

Le Service peut être temporairement interrompu pour :

• Maintenance programmée (notification préalable par email)
• Maintenance d'urgence (sécurité, correctifs critiques)
• Causes indépendantes de la volonté d'Organibox Solutions (panne hébergeur, attaque réseau, etc.)

Organibox Solutions s'efforce de minimiser la durée et l'impact de ces interruptions.

ARTICLE 9 - RESPONSABILITÉ ET GARANTIES

9.1 Responsabilité d'Organibox Solutions

Organibox Solutions est responsable de :

• La fourniture du Service conforme aux fonctionnalités décrites
• La sécurité de l'hébergement des données
• Le support technique du Service

9.2 Limitation de responsabilité

Organibox Solutions n'est pas responsable de :

• Conformité des contenus de la Structure : Tarifs, CGV, conditions d'annulation, descriptions des prestations (responsabilité exclusive de la Structure)
• Litiges entre Usager et Structure : Relation commerciale, contestations de réservation, demandes de remboursement, litiges contractuels (responsabilité exclusive de la Structure)
• Obligations fiscales et comptables de la Structure : Émission de factures, déclaration TVA, comptabilité (responsabilité exclusive de la Structure)
• Accessibilité du site web de la Structure : Le site internet sur lequel est installé Accessiti Carelab relève de la responsabilité de la Structure.
• Causes indépendantes de la volonté d'Organibox Solutions : Défaillances réseau Internet, pannes hébergeur tiers, attaques DDoS, force majeure.

9.3 Plafonnement de responsabilité

En tout état de cause, la responsabilité d'Organibox Solutions est plafonnée au montant des sommes versées par la Structure au titre de l'abonnement au Service durant les 12 derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité.
Ce plafond ne s'applique pas en cas de :

• Faute lourde ou intentionnelle d'Organibox Solutions
• Dommages corporels
• Obligations légales impératives

ARTICLE 10 - FORCE MAJEURE

Organibox Solutions ne saurait être tenu responsable de l'inexécution ou des retards dans l'exécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, notamment :

• Panne généralisée d'Internet ou des réseaux de télécommunication
• Cyberattaque majeure (DDoS, ransomware, etc.)
• Défaillance grave de l'hébergeur tiers indépendante de la volonté d'Organibox Solutions
• Catastrophe naturelle, guerre, émeute, grève généralisée
• Décision d'une autorité publique empêchant l'exécution du Service

En cas de force majeure d'une durée supérieure à 30 jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité.

ARTICLE 11 - RÉSILIATION ET FIN D'UTILISATION

11.1 Résiliation à l'initiative de la Structure

La Structure peut résilier son abonnement à tout moment, selon les conditions prévues dans les Conditions Générales de Vente (CGV) liant Organibox Solutions et la Structure.

11.2 Résiliation à l'initiative d'Organibox Solutions

Organibox Solutions peut suspendre ou résilier l'accès au Service en cas de :

• Non-paiement de l'abonnement (après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours)
• Utilisation frauduleuse ou contraire aux présentes CGU
• Atteinte grave à la sécurité ou à la réputation du Service

11.3 Données après résiliation

En cas de résiliation de l'abonnement :

• La Structure dispose d'un délai de 30 jours pour exporter l'intégralité de ses données via les fonctionnalités d'export du Service
• Passé ce délai, Accessiti procède à la suppression définitive de toutes les données de la Structure et des Usagers associés
• Aucune récupération de données ne sera possible après suppression

ARTICLE 12 - EXPORT ET PORTABILITÉ DES DONNÉES

12.1 Export des données

La Structure peut à tout moment exporter l'intégralité de ses données de réservation via les fonctionnalités d'export du Service (formats CSV, Excel).

12.2 Droit à la portabilité

Conformément à l'article 20 du RGPD, l'Usager peut demander à recevoir ses données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Cette demande doit être adressée à la Structure (Responsable de traitement) ou à Organibox Solutions (contact@accessiti.fr).

ARTICLE 13 - MODIFICATION DES CGU

Accessiti se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment.
Les Structures abonnées seront informées de toute modification par email au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.
En cas de désaccord avec les nouvelles CGU, la Structure pourra résilier son abonnement sans pénalité dans un délai de 30 jours suivant la notification.
L'absence de résiliation dans ce délai vaut acceptation des nouvelles CGU.
Les Usagers utilisant le Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU les acceptent tacitement.

ARTICLE 14 - LOI APPLICABLE ET JURIDICTION

14.1 Droit applicable

Les présentes CGU sont régies par le droit français.

14.2 Règlement des litiges

En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable.
À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours, le litige sera porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège social d'Organibox Solutions.

ARTICLE 15 - CONTACT ET INFORMATIONS LÉGALES

Éditeur du Service Accessiti CareLab :
SASU Organibox Solutions
Adresse : 19 rue du Sagna, 05120 Saint Martin de Queyrières
Email : contact@accessiti.fr
SIRET : 848 540 738 00012
Hébergeur :
OVHcloud
2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France
Localisation serveurs : France
Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Email : contact@accessiti.fr