Les 3 points-clés pour optimiser vos réservations de bureaux

Les habitudes de travail des entrepreneurs et salariés changent. En tant que propriétaire ou manager d’un espace de location de bureaux et salles, vous êtes sûrement convaincu que le bureau partagé est devenu l’eldorado du milieu professionnel, dû à sa flexibilité et son aspect social recherché. Mais avez-vous pensé à optimiser le système de réservation de vos bureaux pour en faciliter l’accès et vous en simplifier la gestion ? 

Nous vous expliquons les trois points-clés essentiels pour une gestion efficace et moderne avec un outil de réservation en ligne. 📣

Choisissez un logiciel de réservation adapté à votre espace de travail 

Tout d’abord, il est primordial d’énumérer les besoins qui concerne votre activité pour faciliter la gestion de réservation dans votre quotidien. L’intérêt qui saute aux yeux est d’éviter les erreurs d’enregistrement des demandes, notamment si vous êtes plusieurs à intervenir sur la gestion des salles et des bureaux à louer. 🖥️

Selon votre organisation, il y a peut-être d’autres besoins tels que le gain de temps, la modernité de votre espace sur le site internet ou encore l’enregistrement des données des clients.

Ensuite, le choix de votre logiciel de réservation en ligne devra répondre à une enveloppe financière que vous vous êtes fixé. Pour éviter d’avoir des solutions qui ne correspondent pas à vos demandes au risque de payer des modules inutiles, demandez toujours un devis détaillé pour être sûr de ne pas avoir de déception.
Choisissez un outil qui apparait sur votre site et respecte votre identité graphique plutôt qu’un système qui sort de votre site vers une plateforme standardisée. Pensez à personnaliser l'outil à votre marque !

Enfin, la simplicité d’utilisation de l’outil de réservation en ligne est un point-clé indéniable pour une gestion optimisée, avant, pendant et après la réservation. Choisir le bon outil est essentiel non seulement pour prioriser une mise en place en quelques heures mais aussi pour favoriser l’utilisation de la plateforme par différents membres de l’espace de location de bureaux, de salles et de coworking.

Optez pour l’outil de paiement en ligne 💳

La concurrence s’intensifie dans le domaine des locations de bureaux collaboratifs. Démarquez-vous des autres espaces de de location de bureaux et salles en modernisant votre site internet grâce à l’installation d’une option de paiement en ligne. Les coworkers pourront ainsi non seulement réserver leur espace de travail mais aussi payer en ligne directement. 📲

En proposant cet outil, vous facilitez le parcours client et rendez la gestion de votre planning de réservation plus simple.

Adoptez les nouvelles tendances de consommation de vos utilisateurs en étant au plus près de leurs besoins. En couplant la réservation avec le paiement en ligne, vous répondez à une attente de consommation bien perceptible depuis plusieurs années. N’importe où, n’importe quand, et quelle que soit l’heure, la personne peut réserver son créneau pour un bureau isolé, une salle de réunion ou un espace collaboratif de manière rapide. ⏱️
Anticipez ses besoins et soyez les premiers à proposer un espace en ligne moderne et simple !

Avec le paiement en ligne, les factures sont générées automatiquement pour l’utilisateur. Vous imaginez le gain de temps dans la gestion comptable de votre structure en optant pour le paiement en ligne. En fonction de votre besoin, vérifiez aussi que les options d’acompte, d'avoirs et de codes de réductions sont également prévues dans la solution.

Bot2Com propose notamment, de manière exclusive, la compatibilité avec le système de paiement du Trésor Public pour les espaces de location de bureaux, salles et coworking gérés par des institutions publiques.

Facilitez la navigation du client avec d’autres outils astucieux 💡

D’autres outils sont intéressants à intégrer à votre logiciel de réservation en ligne. Celui notamment de proposer un petit moteur de recherche que l’on peut appeler « base de connaissances ». Ce moteur aide et facilite la recherche de l’internaute sur l’affichage instantané des prix de vos espaces de bureaux locatifs, des forfaits que vous proposez, mais permet aussi de référencer d’autres articles déjà intégrés dans les onglets de votre site. 🔎

Avec la fenêtre de réservation en ligne qui s’affiche sur votre site, vous avez la possibilité de discuter avec l’internaute avant d’effectuer toute réservation. A travers une conversation en direct, vous guidez l’utilisateur dans sa recherche d’information. Vous avez le choix d’indiquer vos horaires de disponibilité pour mettre en place un chat en ligne.
En humanisant votre relation via le site, la satisfaction client n’en sera que plus récompensée. 👨‍💻

Automatisez l’accueil et la prise en charge de vos utilisateurs à l’aide de conversations scénarisées sur mesure. Selon les demandes récurrentes, il est possible d’établir une conversation pré-écrite et l’intégrer au logiciel de réservation, à travers une fenêtre de chat. Lorsque les questions sont répétitives, plus besoin d’être derrière son écran !
Vous assurez et maintenez cependant une réponse automatique, immédiate et sans erreur pour votre utilisateur.

Vous l’aurez compris, pour optimiser les réservations de vos espaces de bureaux et salles, facilitez le parcours client en intégrant un système de réservation en ligne à votre site internet. Le couple gagnant est d’ajouter l’option paiement en ligne pour rendre l’offre de votre service de qualité. Vous répondez ainsi aux besoins du client, toujours en recherche d’efficacité et de modernité quant à ses besoins de consommation en ligne.

Demandez une démonstration ! Bot2Com permet tout celà et s’adapte sur mesure à vos besoins. 🦊