5 bonnes raisons d'avoir un logiciel de réservation de salles pour votre commune

Un logiciel de réservation en ligne pour permettre aux usagers de réserver de manière autonome une salle, remplace la prise de rendez-vous par email ou par téléphone.

Un logiciel de réservation en ligne pour permettre aux usagers de réserver de manière autonome une salle, remplace la prise de rendez-vous par email ou par téléphone. C’est en quelque sorte un secrétariat virtuel qui a bien des avantages au quotidien dans la gestion de votre planning. Voici les 5 raisons essentielles de l’adopter.

1/ Gain de temps 

Le principal avantage pour votre commune et votre secrétariat en charge du planning de réservation des salles communales est de gagner du temps ! ⏱️

Fini les longues discussions sur la disponibilité des créneaux horaires ou des agendas papier sujets à erreur. Avec la réservation en ligne, les usagers peuvent réaliser une réservation sans appeler ou envoyer d’email, en se connectant directement sur votre site internet. Ils réservent le créneau jour et horaire de leur choix, selon les disponibilités pré-enregistrées.

2/ Satisfaction client

Une plateforme de réservation en ligne permet également d’améliorer votre relation avec les habitants. Quand le secrétariat de la mairie est fermé ou indisponible, et qu’il faut réitérer son appel ou envoyer des e-mails, cela génère de la frustration et le résultat c’est des réservations en moins, d’où l’importance d’un outil pouvant accepter des réservations en dehors de vos heures d’ouverture. 

Vous garantissez une expérience instantanée à vos utilisateurs en permettant un processus de réservation simple et leur faciliter cette démarche parfois complexe pour certains, ce qui permet d’améliorer simplement leur autonomie dans l’utilisation de vos services, générer de la satisfaction et contribuer à l’image de la mairie et de ses services et même d’apporter des solutions pour réduire les situations d’illectronisme.

3/ Composer un fichier qualifié ✅

Vous pouvez identifier les usagers qui réservent et ainsi créer des supports ou campagnes de communication ciblées en fonction de votre actualité sur la commune, des informations utiles administratives.

L’action de réservation engendre l’enregistrement des emails des usagers et vous permet un suivi statistique et une connaissance approfondie de l’utilisation de la salle par vos habitants. Ce qui vous permet in fine d’améliorer son utilité et son remplissage. Ces données sont bien sûr enregistrées et stockées dans le respect du Réglement Général sur la Protection des Données.

4/ Une meilleure organisation

Devoir répondre au téléphone est très chronophage pour le secrétariat d’une commune ! Pas facile dans ces moments de jongler entre votre service, les demandes des usagers et les éventuels imprévus par téléphone. Une plateforme de réservation en ligne simple d’utilisation qui facilite la gestion sans rajouter de complexité et sans nécessiter de formation est l’outil idéal pour être rapide et efficace. 

En mairie, nous savons que le temps est précieux et qu’une organisation optimisée s’avère essentielle.

5/ Synchronisation de votre calendrier 📆

Un logiciel de réservation en ligne offre la possibilité de mieux planifier votre temps de location en amont. En effet, le système de réservation vous permet de prévoir en avance le nombre de jours de location de la salle et les horaires proposés. Il devient aussi votre meilleur allié pour redonner du temps à votre personnel sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, tout en réalisant des économies. 💶

La synchronisation du calendrier rend la gestion de la location de la salle communale, fluide et simple.

Pour conclure…

Êtes-vous désormais convaincus pour installer un logiciel de réservation en ligne sur le site internet de votre commune ? Bot2Com vous accompagne dans l’intégration de l’outil idéal optimisé sur mesure pour votre besoin spécifique. En quelques heures seulement, vos usagers pourront bénéficier d’un service communal moderne, efficace et simple d’utilisation aussi bien pour votre personnel que pour les habitants. Et votre salle communale aura un taux de remplissage plus important !